Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени правила заполнения в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Учёт рабочего времени в Т-12
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13
Формы N Т-12 и N Т-13 являются унифицированными формами табеля учета рабочего времени на 2024 год. Они предназначены для фиксирования отработанного времени и дней отдыха работников.
Основные особенности формы N Т-12:
- Форма N Т-12 используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
- В табеле N Т-12 фиксируются отработанное время и выходные дни работника.
- Форма N Т-12 не предусматривает учет праздничных дней.
- На основе табеля N Т-12 рассчитываются налоги и начисления.
- Правила заполнения табеля N Т-12 определены законодательством и требуют обязательного соблюдения.
Основные особенности формы N Т-13:
- Форма N Т-13 также используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
- В табеле N Т-13 фиксируются отработанное время, выходные дни и праздничные дни работника.
- Форма N Т-13 предусматривает учет праздничных дней, что отличает ее от формы N Т-12.
- На основе табеля N Т-13 также рассчитываются налоги и начисления.
- Правила заполнения табеля N Т-13 включают в себя правила учета праздничных дней и требуют обязательного соблюдения.
Таким образом, формы N Т-12 и N Т-13 отличаются наличием учета праздничных дней в табеле N Т-13, а также правилами заполнения, связанными с этим учетом. Оба табеля предназначены для учета рабочего времени и являются важным инструментом для правильного рассчета налогов и начислений.
Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.
Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.
Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.
Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Требования к оформлению табеля учета рабочего времени
Для правильного ведения табеля учета рабочего времени в 2024 году необходимо учесть следующие требования по его оформлению:
- Табель должен быть оформлен в печатной форме, с использованием плотной и качественной бумаги.
- На табеле должны быть указаны полные наименование организации, ее адрес, контактная информация.
- Табель должен содержать детальную информацию о каждом работнике: ФИО, должность, табельный номер.
- Табель должен быть веден по дням месяца, с указанием даты и дня недели.
- Для удобства разделения рабочего времени на основное и дополнительное, следует использовать специальные колонки или цветовое выделение.
Также необходимо учесть следующие особенности оформления табеля:
- Предусматривается один табель на одного работника или общий табель для всех сотрудников организации.
- В табеле должны быть предусмотрены отдельные строки для учета отработанного времени, пропусков, отгулов, больничных и других отсутствий.
- В случае использования электронной формы табеля, его оформление должно соответствовать требованиям электронной подписи и защиты данных.
- Обязательно следует указать период, за который ведется учет рабочего времени (например, месяц, квартал, год).
- Табель должен быть подписан руководителем организации и работником (или представителем работника, наделенным соответствующей полномочной подписью).
Электронный табель учета рабочего времени
С 2024 года введено обязательное использование электронного табеля учета рабочего времени для всех организаций. Это новое требование связано с цифровизацией и автоматизацией бизнес-процессов.
Электронный табель является эффективным инструментом, позволяющим удобно и точно отслеживать рабочее время сотрудников. С помощью специальных программных решений можно автоматизировать учет рабочего времени и сократить временные затраты на его обработку.
Преимущества электронного табеля учета рабочего времени:
- Точность данных: с использованием электронного табеля исключается возможность ошибок при заполнении и обработке данных о рабочем времени.
- Удобство использования: электронный табель позволяет быстро и легко вносить и изменять данные о рабочем времени сотрудников.
- Автоматизация процессов: программное обеспечение позволяет автоматически рассчитывать и анализировать данные о рабочем времени, что упрощает контроль и позволяет быстро выявлять нарушения.
- Отчетность: электронный табель учета рабочего времени предоставляет возможность генерировать различные отчеты и статистические данные, что упрощает анализ эффективности работы сотрудников и планирование рабочего времени.
Для использования электронного табеля учета рабочего времени необходимо выбрать подходящую программу, учитывающую требования законодательства о труде. Кроме того, организация должна осуществить обучение сотрудников работе с электронным табелем и разработать внутренние инструкции.
Электронный табель является важным шагом в цифровизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы организации. Его использование позволяет сократить временные и трудовые затраты на учет рабочего времени и обработку данных, а также повысить точность и надежность информации.
Важность правильного заполнения
Неправильное заполнение табеля может привести к ряду проблем. Во-первых, это может привести к неверному расчету рабочего времени и выплате заработной платы, что может вызвать недовольство сотрудников и привести к конфликтам в коллективе.
Во-вторых, неправильно заполненный табель может нарушить требования законодательства и привести к штрафам от соответствующих органов. Это может негативно сказаться на репутации компании и привести к финансовым потерям.
Чтобы избежать этих проблем, необходимо уделить особое внимание правильному заполнению табеля учета рабочего времени. Сотрудники должны быть ознакомлены с требованиями и правилами заполнения табеля, а также получать регулярные инструктажи.
Кроме того, следует обеспечить доступность и удобство самого табеля для заполнения. Он должен содержать понятные инструкции, ясные обозначения и достаточное количество полей для записи данных. Также возможно использование электронного или онлайн-формата табеля для более удобного и точного заполнения.
Таким образом, правильное заполнение табеля учета рабочего времени является важным аспектом для эффективного управления рабочим временем и обеспечения соблюдения законодательства. Это помогает установить четкую систему контроля и предотвратить возможные проблемы в будущем.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:
- Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
- Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
- Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
- Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
- Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).
Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:
- Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
- Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.
1. Неправильное заполнение периода
Одной из основных ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени является неправильное указание периода. Важно убедиться, что данные указаны для правильного временного периода, чтобы избежать путаницы и ошибок при подсчете рабочего времени.
2. Неверное указание даты
Очень частой ошибкой является неверное указание даты в табеле учета рабочего времени. Важно тщательно проверить указанные даты и убедиться, что они соответствуют фактическим датам работы.
3. Неправильное заполнение рабочего времени
Еще одна распространенная ошибка — неправильное заполнение рабочего времени. Важно указать точное время начала и окончания работы, а также прерывания или перерывы, если они имели место быть.
4. Необоснованные изменения
Если в табеле учета рабочего времени есть необоснованные изменения, такие как добавление или удаление рабочих дней без документального подтверждения, это может привести к серьезным проблемам и ошибкам при подсчете рабочего времени.
5. Отсутствие подписи или печати
Необходимо убедиться, что табель учета рабочего времени содержит подпись и печать ответственного лица. Отсутствие этих элементов может привести к недействительности табеля и возникновению ошибок при его использовании.
Новые требования к обозначениям
Согласно обновленным требованиям начиная с 2024 года в табеле учета рабочего времени будут предъявляться новые требования к обозначениям. Эти требования включают в себя следующее:
- Использование строчных букв для обозначения дней недели: понедельник (пн), вторник (вт), среда (ср), четверг (чт), пятница (пт), суббота (сб), воскресенье (вс).
- Использование двухбуквенного обозначения для месяцев: январь (ян), февраль (фв), март (мр), апрель (ап), май (май), июнь (июн), июль (июл), август (авг), сентябрь (сн), октябрь (окт), ноябрь (нбр), декабрь (дк).
- Обозначение года будет состоять из четырех цифр: 2024.
- Использование двоеточия (:) для обозначения времени: 09:00, 13:30.
- Обозначение смен и перерывов будет включать номер смены и название перерыва: Смена 1, Обеденный перерыв, Перерыв на отдых.
Такие новые требования позволят упростить запись информации в табеле и обеспечат единое понимание обозначений среди сотрудников.
Последствия неправильного заполнения
Неправильное заполнение табеля учета рабочего времени может иметь серьезные последствия как для работника, так и для работодателя.
Для работника:
- Увольнение: Работодатель имеет право уволить работника за систематическое нарушение правил заполнения табеля, особенно если эти нарушения серьезно влияют на работу предприятия или причиняют ему убытки.
- Потеря заработной платы: Неправильное заполнение табеля может привести к неправильному расчету заработной платы работника, что может привести к значительным финансовым потерям.
- Проблемы с начислением отпусков: Неправильное заполнение табеля может повлиять на точность расчета отпускных и отрицательно сказаться на количестве и длительности оплачиваемых отпусков работника.
Для работодателя:
- Штрафы и судебные претензии: Неправильное заполнение табеля может привести к штрафам со стороны контролирующих органов, а также вызвать судебные претензии со стороны работников.
- Ущемление репутации: Систематические нарушения в заполнении табеля учета рабочего времени могут негативно отразиться на репутации предприятия и вызвать недоверие как со стороны работников, так и со стороны партнеров и клиентов.
- Потери рабочего времени: Неправильное заполнение табеля может привести к дополнительным затратам времени и ресурсов на его исправление, что может оказать негативное влияние на производительность и эффективность работы предприятия.
Какие данные теперь нельзя опустить
Табельный номер
Система учета рабочего времени основывается на уникальном табельном номере каждого работника. При заполнении табеля необходимо указать табельный номер, чтобы правильно идентифицировать рабочего.
Фамилия, имя и отчество
Также необходимо указать полные данные о работнике: фамилию, имя и отчество. Это нужно для установления личности, а также для связи с работником в случае необходимости.
Дата и время начала и окончания работы
Основная информация, которую необходимо указать, это дата и время начала и окончания работы. Необходимо точно отмечать время начала и окончания рабочего дня, чтобы избежать споров и несоответствий при расчете заработной платы.
Перерывы
В табель учета рабочего времени необходимо указывать все перерывы, которые работник принимал в течение своего рабочего дня. Это может включать обеденный перерыв, отдых или другие промежутки времени, когда работник не находился на рабочем месте.
Отработанные часы
Выбередные данные, которые теперь нельзя опускать — это количество отработанных часов. По этой информации будет производиться расчет заработной платы и отпусков работника.
Что изменили в 2024 году и влияет ли это на табель?
С 2024 года внесены изменения в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и не затрагивают учет рабочего времени и порядок начисления заработной платы. При этом в случае с НДФЛ изменился не порядок исчисления налога, а только расчетный период, за который налог уплачивается в бюджет, время уплаты, и появилась обязанность удерживать НДФЛ подоходный налог дважды: с аванса и последней выплаты зарплаты за месяц.
Так по НДФЛ с 1 января 2024 года изменилось:
- расчетный период,
- дата признания выручки,
- сроки уплаты налогов.
Расчетным периодом считается не месяц, как это было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
С 2024 года:
- Мы платим НДФЛ 28-го числа каждого месяца, и платеж включает в себя налог, начисленный на заработную плату, выплаченную в период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
- На каждую дату выплаты мы рассчитываем и удерживаем НДФЛ с заработной платы: как с аванса, так и с окончательного расчета за месяц.
- Рассчитываем заработную плату в 2024 году как обычно два раза в месяц, первую половину месяца и вторую.