Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Вправе ли работник передать дела?
В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.
Комментарий специалиста
Каменский Юрий
Юрист
Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.
Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.
Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.
Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.
Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.
Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.
Шаг 6: Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Важно обратить внимание на следующие аспекты:
- Финансовая отчетность: Запросите копии всех финансовых отчетов, составленных прежним главным бухгалтером. Такие отчеты включают баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и другие отчеты, которые могут быть необходимы для анализа финансового состояния предприятия. Убедитесь, что все отчеты включают подпись прежнего главного бухгалтера и даты их составления.
- Бухгалтерские записи: Запросите копии всех бухгалтерских записей, которые содержатся в компьютерной системе. Необходимо убедиться, что все записи аккуратно оформлены и грамотно описывают бухгалтерские операции, проведенные сотрудником.
- Налоговая отчетность: Проверьте наличие и актуальность всех налоговых отчетов, подготовленных прежним главным бухгалтером. Это включает налоговые декларации, отчеты по НДС, налогу на прибыль и другие налоговые обязательства. Убедитесь, что все отчеты соответствуют требованиям налогового законодательства и содержат полные и достоверные данные.
Важно получить все необходимые пояснения от прежнего главного бухгалтера, чтобы убедиться в правильности и полноте передачи дел. Тщательное изучение бухгалтерской документации поможет избежать ошибок и проблем в будущем.
Акт приема-передачи дел
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются . Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.
Когда передача дел обязательна
Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:
- о желании уволиться заявил директор фирмы;
- высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
- увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.
Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о передаче дел при увольнении. Образец можно скачать бесплатно на сайте.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Передача дел бухгалтером при увольнении
Законом не урегулирована процедура передачи дел при увольнении бухгалтера. Компания может самостоятельно разработать и утвердить ее в своих внутренних документах.
Конкретный перечень дел, подлежащих передаче при уходе из компании такого сотрудника, также нормативно не установлен. Как правило, это касается документов, денежных средств и материальных ценностей, за сохранность которых несет ответственность данный работник.
К документам, которые подлежат передаче при прекращении трудовых отношений с главным бухгалтером, могут относиться следующие:
— учредительные документы, в том числе устав компании;
— регистрационные документы фирмы: свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
— документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы;
— сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
— акты проверок контрольных органов.
Также руководству компании целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, контрагентами, аудиторской компанией и контролирующими органами.
Это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.
Если главный бухгалтер отсутствует в связи с болезнью или по другим причинам, лучше дождаться его выхода на работу и провести прием-передачу дел в его присутствии. Это связано с тем, что он достоверно знает, где хранятся необходимые документы, а также может дать разъяснения по бухгалтерской (финансовой) отчетности и ведению бухгалтерского учета.
Порядок действий в случаях, когда главный бухгалтер отсутствует и не может лично передать дела при увольнении, фирма может предусмотреть в своем локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Так, можно указать, что в этом случае руководитель компании самостоятельно или с привлечение других работников проверяет наличие необходимых документов, которые должен был передать главный бухгалтер при увольнении. Итоги такой проверки нужно зафиксировать письменно, в частности, составить акт. В нем прописывают, какие документы в наличии, а какие отсутствуют, указывают выявленные недочеты. Кроме того, для более полной оценки состояния дел можно провести аудит.
На практике процесс передачи дел бухгалтером при увольнении обычно включает помимо передачи также издание соответствующего приказа и подписание акта приема-передачи дел. Если в трудовом договоре с бухгалтером закреплено условие о его полной материальной ответственности, потребуется еще провести инвентаризацию (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 Положения от 29.07.1998 № 34н). Если же в трудовом договоре такого условия нет, то обязательность такой процедуры компания может зафиксировать в своих внутренних документах (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Однако если инвентаризация не будет проведена, то при недостаче или утрате материальных ценностей компании сложно будет доказать, что они произошли в период работы конкретного бухгалтера, и взыскать с него убытки.
В приказе о передаче дел фиксируют, кому бухгалтер должен их передать при увольнении. Это может быть главный бухгалтер, другой работник бухгалтерии или несколько таких сотрудников, из которых образована специальная комиссия. Также принять дела может и руководитель. Еще один вариант, который часто используют: принять на работу нового сотрудника, который впоследствии займет освободившуюся должность. Так, при увольнении главного бухгалтера можно оформить нового работника на должность его заместителя, указав в трудовом договоре обязанность участвовать в приеме-передаче дел при увольнении главного бухгалтера. А после увольнения прежнего главного бухгалтера оформить перевод на его должность заместителя главного бухгалтера (ч. 2 ст. 57, ст. 60, 72, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Когда нужен передаточный акт
Начнем с того, что актом фиксируется:
- текущее состояние рабочего процесса;
- процент выполнения определенных задач;
- объем находящихся на хранении ценностей и документов.
Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.
Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:
- рабочий процесс не прекращается;
- новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
- распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
- работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.
При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.