Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы по кадрам в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Кадровая отчетность для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):
| Наименование предоставляемой информации | Срок сдачи, периодичность |
|---|---|
| Обязательная | |
| Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения | За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан | За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю | В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
| Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации | Ежемесячно |
| По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН | |
| Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
| Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО
Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.
Трудовое законодательство допускает использование для целей автоматизации кадровых процессов следующие системы:
- ЕЦП «Работа в России»;
- ИС работодателя.
ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.
Если работодатель ведет цифровой документооборот в другой ИС (собственной разработки либо на покупной специализированной платформе КЭДО), то применение каждого вида ЭЦП регламентируется разновидностью подписываемого документа.
Должностное лицо работодателя подписывает:
- УКЭП – любые документы;
- УНЭП – все документы, кроме:
o договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
o распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
o уведомлений об изменении условий трудовых договоров.
Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:
- договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
- заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
- согласия при переводах;
- распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
- уведомлений об изменении условий трудового договора.
Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.
Функциональность программных решений для КЭДО
При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:
- подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
- основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
- настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
- возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
- поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
- наличие мобильной версии;
- готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Уставное обеспечение кадровой деятельности
- Составление и утверждение должностных инструкций для сотрудников организации;
- Разработка и утверждение положения о структурных подразделениях, их полномочиях и ответственности;
- Формирование и ведение кадрового резерва для обеспечения высокой квалификации персонала;
- Разработка и ведение кадровой документации, включающей трудовые договоры, приказы о приеме на работу, командировках, отпусках и других изменениях в трудовых отношениях;
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных сотрудников организации;
- Организация системы мотивации и стимулирования персонала, включая разработку и применение системы премирования и вознаграждений;
- Проведение аттестации персонала для определения их профессиональных знаний и навыков;
В целях обеспечения эффективности кадровой работы рекомендуется вести анализ и систематическую проверку уставного обеспечения с учетом изменений в законодательстве и специфики организации.
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.
Устав ООО: составление и утверждение
В уставе ООО должны быть обязательно указаны следующие сведения:
- Полное наименование ООО. Полное наименование должно содержать указание на форму собственности и указываться на русском языке.
- Место нахождения ООО. В уставе должен быть указан адрес официальной регистрации ООО.
- Цель и предмет деятельности ООО. В уставе должны быть детализированы виды деятельности, которыми будет заниматься ООО.
- Размер уставного капитала. Уставной капитал — это сумма денежных и иных вкладов, которые учредители вносят в ООО при его создании.
- Состав и права участников ООО. Участники ООО могут быть юридическими или физическими лицами. В уставе должно быть указано их количество, доли участия и права.
- Порядок принятия решений. Устав должен определять механизм принятия решений в рамках ООО, включая право голоса участников и необходимые кворумы.
- Порядок распределения прибыли и убытков. Устав должен содержать положения о распределении прибыли и убытков между участниками ООО на основе их долей участия.
- Порядок ликвидации ООО. Устав должен определять процедуру ликвидации ООО, в случае прекращения его деятельности.
В уставе ООО также могут быть указаны другие сведения, касающиеся его деятельности и организации. Документ должен быть составлен в письменной форме, подписан всеми участниками ООО и утвержден в установленном законом порядке.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.
Кадровые отчеты 2024 года
В 2024 году были внесены ряд изменений в требования к кадровым отчетам. Эти изменения направлены на повышение прозрачности и эффективности управления персоналом в организациях.
Одним из ключевых изменений является расширение перечня обязательных кадровых отчетов, которые должны быть сданы в Управление по кадрам. Теперь организации должны предоставить следующие отчеты:
- Отчет о численности персонала. В этом отчете необходимо указать общее количество сотрудников, а также их распределение по должностям, возрасту, полу и другим характеристикам.
- Отчет о направлениях подготовки и повышения квалификации персонала. В этом отчете необходимо описать программы обучения, которые были проведены в организации, а также количество сотрудников, прошедших соответствующее обучение.
- Отчет о текучести кадров. В этом отчете нужно указать количество уволенных и принятых сотрудников за отчетный период, а также причины увольнения.
- Отчет о зарплате и других доходах сотрудников. В этом отчете необходимо предоставить информацию о заработной плате, премиях и других доходах сотрудников.
- Отчет о профессиональном развитии сотрудников. В этом отчете организация должна указать количество сотрудников, проходящих профессиональную подготовку или обучение, а также результаты этой подготовки.
Кроме того, были внесены изменения в сроки сдачи отчетов. Теперь кадровые отчеты следует сдавать не позднее 31 марта каждого года.
В целом, внесенные изменения сделают отчетность по кадрам более полной и информативной. Это позволит улучшить управление персоналом и принимать обоснованные решения в области кадровой политики.
Новые требования для кандидатов
Одним из главных изменений будет обязательное наличие высшего образования в соответствующей области для кандидатов на руководящие должности. Это позволит убедиться в их профессиональных знаниях и компетенциях, а также обеспечит более качественное управление.
Для специалистов технических профессий будет введено обязательное наличие сертификата, подтверждающего соответствующую квалификацию. Такое требование поможет отобрать только опытных и квалифицированных кандидатов, что обеспечит более высокую производительность и качество работы.
Также будут установлены новые требования к знанию иностранных языков. В связи с глобализацией и развитием международного бизнеса, знание хотя бы одного иностранного языка будет являться обязательным условием при приеме на работу. Это позволит сотрудникам более эффективно взаимодействовать с партнерами и клиентами из других стран, а также расширит возможности компании на международном рынке.
Следует отметить, что новые требования создадут более конкурентную среду при поиске работы, однако они также обеспечат более качественное и результативное функционирование организаций в целом.
| Требования | Описание |
|---|---|
| Высшее образование | Обязательное наличие высшего образования в соответствующей области для кандидатов на руководящие должности. |
| Сертификаты | Обязательное наличие сертификата, подтверждающего соответствующую квалификацию для специалистов технических профессий. |
| Знание иностранных языков | Обязательное знание хотя бы одного иностранного языка при приеме на работу. |
Новые профессии, которые появятся
С появлением новых технологий и изменениями в экономической сфере, с 2024 года ожидается возникновение ряда новых профессий. Эти профессии будут связаны с различными сферами деятельности и требовать от специалистов новых знаний и навыков.
Одна из таких новых профессий будет связана с разработкой и поддержкой искусственного интеллекта. Компании будут нуждаться в специалистах, которые смогут создавать и обучать алгоритмы искусственного интеллекта, а также настраивать их для конкретных задач.
Также, с развитием эко-технологий и устойчивого развития, появится новая профессия — экологический аналитик. Эти специалисты будут проводить исследования и оценку воздействия различных проектов на окружающую среду и разрабатывать стратегии по улучшению экологической ситуации.
Большую роль также сыграет развитие криптовалют и блокчейн технологий. Новая профессия — блокчейн-разработчик, будет востребована для создания и поддержки систем на основе блокчейна и криптовалютных платформ.
Современные тренды также указывают на необходимость появления профессии специалиста в области кибербезопасности. В связи с неуклонным ростом интернета и увеличением числа кибератак, этот специалист будет отвечать за защиту информационных систем и данных от хакерских атак.
Новые профессии будут требовать специального образования и постоянного обновления знаний. Тем не менее, эти возможности предоставят новые перспективы для тех, кто готов адаптироваться к изменяющимся требованиям рынка труда.
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.