Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот внутри организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия.
Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.
Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.
Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:
- Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
- Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
- Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
- Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
- Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
- Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
- Повышение культуры работы предприятия.
- Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.
Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.
Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.
Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.
Электронный документооборот с контрагентами
Переход в цифру, пожалуй, самый очевидный ответ на проблему слишком большого количества бумаги в организации. Электронные документы занимают гораздо меньше места для хранения. Их также легче искать, управлять ими и использовать в других автоматизированных процессах компании.
К основным преимуществам юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами можно отнести:
- Снижение расходов на печать и логистику внешней документации.
- Исключение рисков потери документов.
- Контроль статусов документов на каждом этапе.
- Снижение ресурсов и финансовых затрат на организацию архива.
- Рост эффективности за счет автоматического выполнения ряда процессов.
Кроме того, обмен электронными документами в специализированном цифровом пространстве обеспечивает полную безопасность и гарантирует легитимность. Все процессы работают по заранее заданным настройкам, исключая риски ошибок человеческого фактора. Также дополнительный контроль за сохранностью и юридической значимостью электронного документооборота между компаниями осуществляет Оператор ЭДО.
Цифровые инструменты позволяют одновременно собирать, хранить, читать, анализировать, совместно использовать и архивировать большое количество документов компании. Данные, ранее доступные только для чтения на бумаге, теперь доступны пользователям в любом месте и в любое время. В отличие от бумаги, для которой требуется доступ к физическому документу, решение для управления электронными документами означает, что местонахождение пользователя не имеет значения. Сотрудники могут не только просматривать информацию на ходу, но также могут делиться, редактировать и создавать новые документы в режиме реального времени.
В рамках системы управления документами сотрудники могут оперативно вносить изменения в документ, выполнять проверки качества данных и принимать меры в случае отклонения от нормы. Еще одним преимуществом такой оцифровки является значительная экономия времени при поиске информации.
Какие операции с документами можно совершать в ELMA365 ECM после настройки модуля-коннектора
Загрузка печатной формы — позволяет получить печатную версию документа, обрабатываемого через Оператора ЭДО, в формате .pdf. На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указана страница документа, время подписания и идентификатор документа. На последней странице будет проставлен большой штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан.
Отправить документ — система поставит пользователю задачу подписать документ, а затем отправит его контрагенту в Оператора ЭДО напрямую из ELMA365.
Подписать — позволяет в рамках бизнес-процесса подписать документ, полученный от контрагента из Оператора ЭДО. Система поставит пользователю задачу, где он сможет указать свой сертификат электронной подписи, после чего статус документа изменится и в ELMA365, и в операторе ЭДО.
Отказать в подписи — позволяет в рамках бизнес-процесса отклонить подписание документа, полученного от контрагента из Оператора ЭДО.
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»
Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:
- большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
- есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
- много ответственных исполнителей;
- есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
- есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику
Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.
Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:
- вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
- список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
- правила хранения электронных файлов и т.д.
Как хранить электронные документы?
Важно понимать, что оригиналом любого электронного документа является цифровой файл, подписанный электронной цифровой подписью, — именно он имеет юридическую силу. По запросу контролера его копия может быть распечатана на бумаге с отпечатком квалифицированной электронной подписи, однако постоянно распечатывать электронные документы не требуется.
Предпринимателям не стоит забывать об обязанности хранить электронные документы и обеспечивать их сохранность. Сроки хранения электронных документов отдельно законодательно не закреплены, однако общий порядок их хранения прописан в приказе Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Так, документ предписывает хранить электронные документы следующим образом.
Хранение электронного архива на физических носителях в двух экземплярах. Отдельные операторы ЭДО предоставляют услугу по созданию облачных хранилищ электронных документов на отдельном сервере с созданием резервной копии на другом. Два жестких диска, две флешки или два сервера — все зависит от бюджета компании.
Проверка сохранности файлов не реже чем раз в 5 лет. В течение этого срока файл документа не должен был поврежден, в ином случае его перезаписывают на новый носитель. Рекомендуемый формат для сохранения электронного документа — PDF/A (согласно п. 2.31 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015).
Уничтожать электронный документ путем уничтожения физического носителя с данными. После этого обязательно издается акт об уничтожении.
Таким образом, электронный документооборот имеет явные преимущества в использовании и облегчает трудовые будни предпринимателей. Обойтись без бумажного документооборота совсем не получится, но со временем документов на бумаге будет становиться все меньше, и возможно будет создание юридически значимых электронных копий бумажных архивов, что позволит совсем уйти от бумажного документооборота.
Что важно знать про электронный документооборот
ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы. Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими. Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д. Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает. Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную. Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних. Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы. На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Требования к процессу
Нам необходимо поддерживать два режима ознакомления. Это базовое требование отдела кадров (и жизни), потому как всегда будут сотрудники, которые в силу закона могут отказаться от электронного ознакомления, это их право, и мы должны им его предоставить. Но при этом мы должны сформировать единую базу и отчетность по ознакомлению с документами.
Сейчас это все ведется в Excel — сотрудники подразделения кадрового администрирования выставляют статусы, получили ли они подтверждение ознакомления или нет. На самом деле, это огромный труд специалистов, которые занимаются этими листами ознакомления большую часть своего рабочего времени. И это то, от чего мы хотим уйти.
Если будете внедрять у себя подобное, также обратите внимание на нагрузки. Я писал выше, что у нас более 6 тысяч сотрудников и, как показала практика, не каждая система в состоянии формировать листы ознакомления на 6 тысяч человек. Нам также пришлось поработать с вендором в этой части.
Ещё из важного — система напоминаний по процессу. С одной стороны, это важно для банка и для соблюдения ряда законов, с другой — очень важно не надоедать сотрудникам напоминаниями. Ну, вы знаете, как часто бывает с напоминанием о прохождении корпоративных курсов, например, все эти “ВНИМАНИЕ! ОСТАЛОСЬ ДВА ДНЯ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ!”. Не надо так делать.