Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила написания объяснительной записки начальству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.
Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу отсутствия на рабочем месте: образец, шаблон, примеры
Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.
В объяснительной записке необходимо указать причину отсутствия. Желательно, если она окажется уважительной, а еще лучше – если работник сможет предоставить документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте. Это могут быть справки, чеки или другие официальные бумаги с датой и временем отсутствия работника, подтвержденные подписью и печатью.
ВАЖНО: Нельзя давать ложную информацию, указывать неверные факты, ведь работодатель может проверить полученные в объяснительной данные.
Наиболее часто причиной отсутствия на работе в объяснительных указывают:
- болезнь или необходимость срочно посетить врача
- авария, поломка автомобиля
- погодные условия
- необходимость срочно устранить последствия затопления в квартире
Образец объяснительной по поводу отсутствия на рабочем месте:
- ФИО руководителя в правом углу сверху (например: «Директору ООО «Южный берег» Самуилову Александру Алексеевичу».
- Строчкой ниже – свои данные: «от бухгалтера Силиной Натальи Тимофеевны».
- Ниже по центру: «Объяснительная».
- С абзаца следующей строки: «28.02.2018 года я отсутствовала на работе в связи с тем, что у соседа сверху прорвало трубу, и моя квартира оказалась затопленной. Обнаружила я это в 8.00. Сразу же вызвала ремонтную бригаду и пыталась спасти от порчи собственное имущество. Бригада рабочих приехала через полтора часа после моего звонка, а к работе по устранению течи они приступили около 10.00. Ремонт был закончен в 13.30. Так как мой рабочий день длится до 14.00, приехать на работу я не успела. К объяснительной прилагаю справку из ЖЭКа, подтверждающую прорыв отопительной трубы и факт проведения ее ремонта».
- Последняя строка: «1.03.2018г , подпись, Силина Н.Т.»
Правила составления объяснительной
Как писать объяснительную правильно — непростой вопрос. Дело в том, что регламентированных правил написания записок, которые объяснят инцидент с сотрудником на работе, в России не существует.
Однако для объяснительной действуют общепринятые правила:
- в ней 2 блока — описательный (что произошло) и объяснительный (почему произошло);
- адресуется непосредственному руководителю или другому вышестоящему лицу;
- объясняет, что произошло на работе или по пути на место работы;
- в ней нет выводов и просьб — только констатация фактов.
Обычно объяснительная записка пишется на имя генерального директора компании или предприятия. В правом верхнем углу указывается адресат документа и его составитель (с ФИО и должностью).
Далее посередине листа ставится название документа — «Объяснительная записка». Иногда можно написать только его, иногда следует добавить вид документа — например, «Объяснительная записка об отсутствии на работе».
После названия необходимо от первого лица описать саму суть проблемы с указанием своих фамилии, имени, отчества и даты, когда произошло событие.
Образцы объяснительных записок
Как именно писать объяснительную, зависит от того, что произошло и какие требования по её написанию есть в организации. Объём текста в записке не ограничивается, но не следует делать его слишком большим.
Например, если вы опоздали, можно просто написать в теле записки:
Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 27.04.2022 на 15 минут в связи с тем, что попал в пробку и не мог повлиять на ситуацию. Из дома вышел заранее, с запасом времени.
Когда задержка связана с посещением врача, можно написать так:
Я, Дубровская Анна Александровна, была вынуждена опоздать на работу 21.03.2023 из-за посещения врача. Согласно его назначениям, мне необходимо было экстренно сдать анализы, это заняло дополнительное время. Ксерокопию назначения врача прилагаю.
Вообще, если есть документы, которые могут обелить вашу репутацию перед начальником, лучше приложить их фото или ксерокопии к объяснительной. Заверять где-либо такие документы необязательно.
Если вы вынужденно задержались, будучи в здании своего офиса, это также нужно отметить:
15 апреля 2023 года я пришёл на работу вовремя, но застрял с другими сотрудниками бизнес-центра в лифте, где провёл 1 час 15 минут — до 10:15 (мск). Подтвердить данный факт может управляющая компания бизнес-центра.
Если непоявление на важных переговорах связано с другой задачей от вашего руководителя, необходимо указать это в записке:
10 июня 2022 года я не смог присутствовать в 9 утра на переговорах с ООО «Консалт-Резалт», так как по поручению моего руководителя, Петрова Ивана Петровича, находился на деловой встрече с другим партнёром — ООО «СимДимСин». Факт встречи может подтвердить представитель партнёра — Лобашёв Иван Семёнович.
Кстати, в последнем случае есть смысл просить руководителя заранее писать о встрече вам на электронную почту. Это поможет иметь на руках неоспоримое доказательство поставленной начальником задачи, что важно в случае наложения нескольких задач друг на друга по времени.
Если проступок более существенный, следует рассказать в объяснительной записке о нём как можно подробнее, но опираясь только на факты. При этом факты желательно подбирать те, которые можно подтвердить — записью с камеры наблюдения в лифте или на парковке, свидетельствами очевидцев, полученными обычными или электронными письмами либо другим образом.
- Проснулся и увидел, что на моей подушке сидит редкого вида птица, и я не мог ее напугать.
- Мой собака проглотила мои ключи от машины.
- Я встретил инопланетян и они предложили мне прокатиться на их космическом корабле.
- Мой парикмахер неправильно подстриг меня, и мне пришлось прятаться от публики.
- Мой кошелек залез в микроволновку и я провел весь день, пытаясь его оттуда вытащить.
- Я нашел тайный портал в Нарнию в своем шкафу.
- Все мои носки исчезли во время стирки, и я не мог выйти из дома без них.
- Мой завтрак отказался готовиться.
- Я запутался в моих шторах и не мог выбраться.
- У меня закончился шампунь, и я провел все утро, пытаясь найти подходящую замену.
- Мой пылесос засосал мои ботинки.
- Моя змея-питон съела мой будильник.
- Я заблудился в собственной квартире после перестановки мебели.
- Я проснулся и обнаружил, что все мои двери и окна покрыты пенопластом.
- Я ошибся и поставил будильник на 7 вечера вместо 7 утра.
- Мой кофе не был достаточно сильным, чтобы разбудить меня.
- Я попытался перекрасить своего кота и это заняло больше времени, чем я ожидал.
- Я вообще забыл, где я работаю.
- Я застрял в лифте… у себя дома.
- Мой телевизор застрял на канале с йогой, и я решил попробовать упражнения.
- Моя золотая рыбка ушла в отпуск без меня, и я был слишком подавлен, чтобы идти на работу.
- Моя машина решила принять душ под дождем и отказалась заводиться.
- Я забыл, как выглядят свои коллеги, и боялся идти на работу.
- Мой карандаш ушел в страйк и отказывался писать.
- Мои домашние растения начали со мной разговаривать, и я не мог их проигнорировать.
- Мои джинсы решили сделать день без штанов.
- Я случайно заблокировал себя на балконе.
- Мои зубы отказались чиститься.
- Я попал в пробку… в своей ванной комнате.
- Мой завтрак решил сделать день без яиц, и я был слишком расстроен, чтобы идти на работу.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).
Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.
В каких случаях писать объяснительную
Разобраться, как написать объяснительную по шаблону, легко. В повседневной жизни добропорядочному человеку не часто приходится письменно давать объяснения своих действий и поступков.
Объяснительная директору от работника нужна, если последний:
- недобросовестно исполнял обязанности (пропустил сроки сдачи отчетности, выполнения работ, допустил нарушение, что привело к негативным последствиям);
- ошибся без злого умысла (перепутал заказы, получателей);
- нарушил трудовую дисциплину – отсутствовал в рабочее время (прогулял, опоздал), пренебрег внутренними инструкциями, предписаниями.
Закон не содержит положений о посреднике в передаче объяснительной записки руководителю, однако зачастую добраться до директора лично является крайне затруднительной задачей. На практике имеет место передача официальной бумаги кому-то из руководящего состава организации: начальник отдела, заместитель начальника отдела. Вопрос о применении дисциплинарного взыскания относится к ведению кадровой службы. Было бы разумно отдать записку начальнику отдела кадров.
Напоминаем, что закон устанавливает сжатые временные рамки в два рабочих дня. Работник должен заручиться гарантией того, что документ в конечном итоге доберется до адресата. Для этого имеет смысл составить записку в двух экземплярах и проставить на обоих отметку о получении с автографом принявшего лица. Так нарушитель будет иметь подстраховку на случай утери бумаги.
Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва
подполковнику Кондратьеву В.Н.
от Козлова Анатолия Степановича,
1968 г.р., проживающего в г. Москва
пр. Мира 98-70
работающего: ООО «Стокман»,
сборочный цех, сборщик металлоконструкций
раб. тел. *****
сот. тел. *****
Пояснительная
Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.
Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.
После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.
Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.
Записка учителя (преподавателя) на жалобу родителей
Директору школы №13
Плехову А.В.
от учителя географии
Лебедева Игоря Леонидовича
Объяснительная записка
Сообщаю по существу инцидента, произошедшего 29.04.2024 г. на третьем уроке, который я вел у 9-го «Б» класса. Во время урока ученик Евгений Сидоров пожаловался на плохое самочувствие и попросил разрешения выйти из класса. Но я не дал разрешения, т.к. в течение апреля другие ученики трижды отпрашивались по разным поводам с урока и каждый раз это заканчивалось недопустимыми выходками (курение, шум в коридоре, самовольный уход из школы). Полагая, что Сидоров также намерен просто прогулять урок, я сказал, что больше в этом месяце никто с урока не уходит.
Спустя примерно 10 минут Сидорову стало действительно плохо, пришлось прекратить урок и обратиться за медицинской помощью.
Признаю, что ошибочно счел слова заболевшего ученика притворством, но прошу принять во внимание, что это в некотором роде оправдано поведением учеников из этого класса. Постараюсь больше не допускать подобных ситуаций и намерен провести с учениками беседу о недопустимости притворных жалоб на самочувствие.
Лебедев И.Л. 29.04.2024 г.
Зачем нужна объяснительная записка?
В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
- различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
- различные нарушения трудовой дисциплины;
- нарушение производственной дисциплины;
- разнообразные дисциплинарные правонарушения;
- проступки.
Объяснительная составлена, что дальше?
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.
Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.
Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).
Как правильно писать объяснительную: что говорит закон
Во внутреннем законодательстве нет нормативного акта, определяющего порядок составления объяснительной записки. Образцы — составляются в свободной форме. Однако это все равно официальный документ.
Его назначение регулируется статьей 193 Трудового кодекса. Он гласит, что существует двухдневный срок, в течение которого работник должен предоставить письменное объяснение. По истечении этого срока работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание.
Только работодатель имеет право требовать от работника объяснительную записку. Иными словами, ни его заместитель, ни руководитель службы не имеют права ее требовать. Однако статья 51 Конституции разрешает каждому гражданину обвинять самого себя.
Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?
Комментарий эксперта на сайте Сашка Букашка:
Олег Кривозубов vs Consult, управляющий партнер Иркутск
Даже если с работодателем существуют полюбовные отношения, они не должны ограничиваться устными объяснениями. Они не в пользу работника.
Статья 193 Трудового кодекса РФ гласит, что перед применением взыскания работодатель должен затребовать письменное объяснение; если объяснение не представлено по истечении двух рабочих дней, должен быть составлен акт об отказе работника дать объяснение.
Непредставление объяснения не является препятствием для привлечения к дисциплинарной ответственности. В законе конкретно говорится о письменных объяснениях. Можно сделать вывод, что устные объяснения не являются благоприятными для работника.
Работодатель пишет заявление о том, что не получил письменного объяснения. А в судебном разбирательстве это может иметь негативные последствия для работника.
Один совет: подкрепляйте свои действия документами. Это поможет вам отстоять свои права.
Юлиана Милованова Менеджер по персоналу, Ruspole Brands Group
Если компания не хочет привлекать сотрудника к дисциплинарной ответственности, она может дать устное объяснение. Однако часть I статьи 193 Трудового кодекса РФ (Дисциплинарная процедура) требует от работника письменного объяснения.
Борис Теклин, руководитель таможенного отдела, DHL Worldwide Express, Россия.
При обсуждении дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой и производственной дисциплины, расследование аварий и инцидентов обязательно получение письменного объяснения от работника. Если работник отказывается дать объяснение, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).