Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как ответить на запрос о предоставлении информации отказом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.
Ключевые элементы письма
Ответ/Ответить на запрос контрагента – обязательно. Необходимо понимать, что таким образом мы поддерживаем доверительные отношения и уважаем наших партнеров.
Запрос, который был получен, надо внимательно изучить. Ответ должен составиться в соответствии с тем конкретным вопросом, который был задан.
Важно соблюсти сроки ответа. Как правило, даже если контрагент не установил срок, мы должны ответить на запрос в течение одного-двух рабочих дней.
Если в запросе указаны какие-то особенности или конкретные требования, то ответ должен содержать информацию о том, в каких случаях и как мы можем удовлетворить данное требование.
Ответ на запрос предпочтительнее отправить письменно. Таким образом мы создаем документооборот и всегда можем обратиться к нему в будущем.
- В ответе необходимо указывать какие-то конкретные данные в соответствии с запросом контрагента.
- Даже если не можем удовлетворить запрос на 100%, то необходимо отвечать на него хотя бы частично.
- Необходимо рассмотреть запрос на предмет возможности дать контрагенту дополнительную информацию, которая может ему пригодиться в работе.
В завершение, ответ на запрос должен быть составлен кратко и четко. И конечно отправлен вовремя.
Руководство по эффективному отвечанию на запросы о предоставлении информации в 2023 году
Шаг 1: Понять суть запроса
Перед тем, как приступить к составлению письма-ответа или документа, необходимо полностью понять, что конкретно запрашивает гражданин или организация. Возможно, имеются дополнительные вопросы, которые также следует учесть. Ответы на эти вопросы помогут определить необходимый объем информации и указать на возможные источники или документы, которые могут быть полезны.
Шаг 2: Собрать необходимую информацию
Вот несколько примеров документов или информации, которые могут понадобиться в процессе составления ответа:
- Официальная письменная просьба или обращение заинтересованного лица
- Документы, удостоверяющие личность гражданина или контрагента
- Соответствующую информацию, необходимую для ответа на запрос
Шаг 3: Составить письма-ответа или документ
Составление письмо-ответа должно проводиться с соблюдением правил и этикой официального общения. В следующих пунктах мы разберем это подробнее.
Шаг 4: Соответствие этике и правилам составления ответа
При составлении ответа необходимо учитывать следующие правила и этикой официального общения:
- Официальное обращение или письмо должно быть оформлено на бланке организации;
- Указывать полное наименование организации, и ее реквизиты;
- Ответ должен быть составлен в соответствии с действующим законодательством и регулярными указаниями;
- Оригинал будет представлен гражданину или организации;
- Ответ должен быть подписан уполномоченным сотрудником организации;
- Соблюдать определенные сроки ответа, установленные законодательством, либо уведомить гражданина о причинах задержки.
Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо
- Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
- Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
- Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
- Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
- банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
- физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.
Запросы, называемые в юриспруденции вопросами, могут направляться в различные инстанции с просьбой предоставить информацию по конкретному вопросу.
Основной компетенцией заявителя (задающего вопрос) является право запрашивать информацию, закрепленное за ним законом или конвенцией.
Например, право запрашивать информацию у государственных или частных органов предусмотрено законом.
- Суды в определенных случаях
- судебные приставы-исполнители в исполнительном производстве; и
- органы прокуратуры в контексте уголовных расследований, досье и запросов граждан, а также надзорной деятельности в целом; и
- налоговые органы в контексте проверок соблюдения налогового законодательства; и
- полиция в контексте уголовных расследований и запросов граждан; и
- адвокаты по контрактам на оказание услуг; и
- Оборонные ведомства в контексте обеспечения обороноспособности страны.
На основании прав, предоставленных договором, стороны договора могут запрашивать информацию в контексте конкретных правоотношений. Например, стороны договора могут обмениваться письмами о
- способность к снабжению
- уточнение банковских реквизитов контрагента,…
- График работы и т.д.
Компании и организации, набирающие подрядчиков на основе публичного объявления, могут обращаться к любому человеку, запрашивающему информацию, поскольку публичное объявление предполагает свободное участие. Таким образом, в ходе публичного вызова может быть запрошена следующая информация
- Цена товара или услуги.
- Что касается рабочего времени.
- О качестве и целостности товара.
- Что касается доступных возможностей трудоустройства, то для
- туристические достопримечательности и т.д.
Таким образом, после получения запроса в первую очередь необходимо определить право собеседника на получение информации. Следует помнить, что независимо от того, является ли собеседник органом, имеющим право запрашивать информацию, запрос должен быть обоснован. Итак.
- Суды обязаны указывать в заявлениях, где запрашивается информация по конкретному делу. Например, «В производстве ОМСК находится уголовное дело в отношении И.И.И. по признакам преступления, предусмотренного статьей XX Уголовного кодекса Российской Федерации, Иванов И.И., 1988 года рождения, занимающийся предпринимательской деятельностью в качестве охранника с 2019 по 2021 год».
- Институт применения указывает количество уголовных дел или материальных
- Прокуратуры, осуществляющие проверки в порядке общего надзора, обязаны предъявить доказательства того, что проверка назначена или проводится на основании обращения гражданина или юридического лица.
- Налоговый орган может указать в качестве основания для подачи заявления проверки, проведенные в отношении конкретного лица.
Вы не можете выполнять необоснованные запросы, особенно в отношении личных данных и персональных данных.
Всегда помните, что предоставленная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы предоставите ее в ответ на необоснованный запрос.
Поэтому, если необходимо, не стоит инициировать электронное письмо от апеллянта.
- Чтобы получить разъяснения по поводу запроса, вам следует
- потребовать, чтобы заявление было подписано работником; и
- попросить прислать новое заявление с правильной информацией или, например, с печатью органа-заявителя.
Шаг 6: Вежливая формулировка
Важной составляющей успешного письма-ответа на запрос является вежливая формулировка. Обратите внимание на то, как выражаете свои мысли и как выбираете слова, чтобы создать впечатление уважения и внимания к собеседнику.
Ниже представлены некоторые советы для вежливой формулировки письма-ответа на запрос:
- Используйте приветствие. Начните свое письмо с приветствия, например, «Уважаемый/ая [имя запросившего]».
- Будьте благодарны. Выразите признательность за полученный запрос и проявленный интерес к вашей организации или услугам.
- Ответьте на вопросы полностью и четко. Уделяйте внимание каждому вопросу, заданному в запросе, и старайтесь дать на них полные и понятные ответы.
- Используйте вежливые формы обращения. В вашем письме используйте формы обращения к собеседнику, которые выражают уважение и дистанцию. Например, используйте «Вы» вместо «Ты».
- Используйте благодарность и извинения при необходимости. Если вам приходится отвечать на запрос с отрицательным ответом или если есть какие-то неудобства, выразите сожаление или извинение и выскажите благодарность за терпение и понимание.
- Сохраняйте этику делового общения. Используйте корректное и профессиональное общение во всем письме, включая формулировку, предложения и тон.
- Завершите письмо вежливым заключением. Завершите свое письмо благодарностью и прощальной фразой, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:
- В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
- В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
- В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
- В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
- В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
- В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
В рамках выездной проверки могут запрашиваться любые документы.
Пункт 12 статьи 89 НК РФ содержит лишь одно ограничение: они должны быть связаны с исчислением и уплатой налогов.
В Письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок», налоговая служба описывает то, какие документы и информация могут интересовать проверяющих, не намного подробнее:
«в ходе проведения налоговой проверки должностными лицами налогового органа проверяются, анализируются, сопоставляются и оцениваются документы и информация, имеющие значение для формирования выводов о правильности исчисления, удержания и уплаты (перечисления) налогов и сборов, а также для принятия обоснованного решения по результатам проверки».
Какого-либо исчерпывающего перечня таких документов нет, соответственно, объем и состав запрашиваемых документов и информации фактически не ограничен.
Сроки ответа на запрос прокуратуры
Когда прокуратура обращается к организации или государственному органу с запросом на предоставление документов, лица, участвующие в процессе предоставления информации, должны соблюдать определенные сроки. Следующие сроки обычно применяются при ответе на запросы прокуратуры:
- 5 дней — срок предоставления информации на запрос, если запрашиваемая информация находится в архиве.
- 3 дня — срок предоставления информации на запрос, если запрашиваемая информация находится в рабочем офисе или у ответственных лиц.
- 1 день — срок предоставления прокуратуре информации, если она уже имеется в свободном доступе или легко доступна.
Необходимо учесть, что сроки могут изменяться в зависимости от сложности запроса и объема нужных документов. В случае срыва сроков или не предоставления требуемой информации, лица, отвечающие за предоставление данных, могут быть привлечены к административной ответственности.
Случаи, в которых можно или необходимо отказать
- Когда законодательство не требует предоставления информации. Например, если запрос не соответствует положениям действующей статьи 539 Кодекса об административных правонарушениях, можно отказать в предоставлении информации.
- Когда запрос содержит неправомерные требования или несоответствует закону. В таких случаях, важно ответить на запрос с указанием оснований отказа и ссылкой на соответствующий закон или документ.
- Когда предоставление информации может привести к нарушению правил обеспечения безопасности или конфиденциальности. Например, если запрос содержит конфиденциальные данные или требует предоставления информации, которая может поставить под угрозу безопасность лиц или компании.
Пример отказа в предоставлении информации
Ниже приведен пример отказного письма:
Уважаемый Запроситель, Благодарим Вас за запрос на предоставление информации. Согласно действующему законодательству и на основании статьи 539 Кодекса об административных правонарушениях, мы вынуждены отказать в предоставлении запрашиваемых Вами сведений. Обращаем Ваше внимание, что отказ в предоставлении информации основывается на последующих основаниях: 1. Запрос содержит неправомерные требования, которые не соответствуют положениям действующего закона. 2. Предоставление запрашиваемой информации может привести к нарушению правил обеспечения безопасности и конфиденциальности. Ссылки на соответствующие нормативные акты и законодательные акты, подтверждающие наш отказ, предоставлены в приложенном документе. С уважением, [Ваше имя] [Название организации]
Составление подобного ответа позволяет четко и ясно обосновать отказ в предоставлении информации и предоставить Запросителю все необходимые сведения для обжалования решения.
В каких случаях необходимо?
В составлении ответов возникает необходимость при обращении в адрес предприятия со стороны:
- Государственного органа (при запрашивании информации о деятельности учреждения, финансовой отчетности или данных конкретного работника).
- Контрагента в гражданско-правовом договоре (например, вследствие направления протокола разногласий к соглашению поставки, предложения предать товар ранее установленного договором срока).
- Суда (ввиду истребования доказательств по конкретному делу, приглашения свидетелей).
- Кредитной организации (о наличии непогашенных денежных обязательств, увеличении процентов по банковскому вкладу).
- Гражданина (об имеющихся вакансиях в организации, о возможности прохождения практики).
Инструкция по составлению письма-ответа
При поступлении письма-запроса на предоставление информации, важно правильно ответить на него, соблюдая определенные правила и этикет. Письменный ответ должен быть составлен в соответствии с деловой этикой и отвечать на все поставленные вопросы.
В письме-ответе необходимо четко указать, по каким вопросам вы готовы предоставить информацию. Также укажите сроки предоставления этой информации. В случаях, когда вы не можете предоставить всю запрошенную информацию, укажите, какие данные вы можете предоставить и по каким причинам остальная информация не доступна.
Важным моментом является составление плана письма. Подумайте, какую информацию и каким образом вы хотите предоставить. Старайтесь быть лаконичными и не перегружать письмо излишними деталями. Если для наглядности вы планируете использовать таблицы или списки, то не забудьте указать их в письме-ответе.
Не забывайте обязательно отвечать на все вопросы, поставленные в запросе. Не пропускайте даже самые малозначительные вопросы, так как это может вызвать недоверие со стороны получателя. Если вам непонятны некоторые вопросы, не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы для полного понимания запроса.
После того, как вы составили письмо-ответ и проверили его на грамматические и стилистические ошибки, необходимо отправить его получателю. Убедитесь, что все приложенные документы и файлы соответствуют запросу и сопроводительному письму.
Кто составляет письмо
При составлении письма ответа на запрос информации в 2023 году важно знать, кто именно будет отвечать на этот запрос. Как правило, в деловой корреспонденции это задача руководителя или его помощника.
Определение составителя письма важно для определения стиля и форматирования письма-ответа. Какие правила такого составления должны соблюдаться? Во-первых, необходимо четко сформулировать ответ на запрос и предоставить запрашиваемую информацию в документе. Во-вторых, следует придерживаться установленных сроков ответа и точно указать, до какой даты будет предоставлена информация.
При составлении письма-ответа важно также обратить внимание на этику деловой коммуникации. Необходимо написать ответ в форме письменного документа, придерживаясь правил официального стиля. Также рекомендуется особо внимательно проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.
Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?
Вопрос о том, когда следует давать официальный ответ на обращение или письмо, является важным в рамках деловой этики и соблюдения официальных правил коммуникации. В большинстве случаев, на запрос информации или обращение необходимо отвечать в максимально короткие сроки. Это поможет установить положительную коммуникацию между сторонами и показать ваше профессиональное отношение.
Составление и отправка письма-ответа зависят от конкретных случаев и требуют подробной инструкции. Однако, во всех случаях необходимо придерживаться определенных правил и следовать деловой этике.
Как правило, письмо-ответ должно быть составлено в письменной форме и отправлено в течение разумного срока после получения запроса или обращения. Необходимо обратить внимание на формат и структуру письма, которые могут варьироваться в зависимости от темы и целей обращения. Важно также учитывать важность и срочность запроса или обращения.
При составлении письма-ответа следует ясно и четко отвечать на поставленные вопросы и запрошенную информацию. Если в письме содержится несколько вопросов, рекомендуется ответить на каждый из них по порядку. Необходимо стараться использовать простой и понятный язык, избегать сложных технических терминов, если только они не являются необходимыми для понимания контекста.
Также важно принять во внимание этические аспекты при ответе на обращение или запрос информации. Необходимо быть вежливым и уважительным в своем письме и избегать выражений, которые могут быть оскорбительными или неуместными. Не стоит забывать о грамотности и орфографических правилах, чтобы письмо-ответ выглядело профессионально и серьезно.
В завершении, когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо? В идеале, ответ должен быть дан в течение нескольких дней, особенно если запрос требует срочного ответа или документации. Однако, сроки могут варьироваться в зависимости от сложности запроса и срочности ситуации. Важно всегда помнить о важности своевременного и четкого ответа для поддержания профессиональных отношений и создания хорошего впечатления о вашей организации.
Отправка ответа на запрос информации — это обязательный этап деловой коммуникации. Для составления письма-ответа следует следовать определенным правилам и инструкциям.
В первую очередь, необходимо определить сроки, в которые надо отправить ответ. Обычно на подобные обращения следует отвечать в течение 1-3 рабочих дней. Однако, в некоторых случаях этот срок может быть увеличен или сокращен в зависимости от важности запроса и текущей рабочей нагрузки.
Когда составляется письмо-ответ, внимательно читайте запрос информации. Важно понять, какие конкретно вопросы задаются и на какие из них необходимо дать подробные ответы. При составлении ответа следует быть максимально информативным и точным, чтобы соответствовать деловой этике и удовлетворить потребности адресата.
Составление письма-ответа следует начинать с вежливого обращения к адресату. Приветствуйте его и благодарите за обращение. Далее переходите к основной части письма, где даете подробные и ясные ответы на поставленные вопросы. При необходимости используйте списки или таблицы, чтобы сделать информацию более структурированной и понятной.
По завершении письма-ответа обязательно напишите слова благодарности за обращение и выразите готовность помочь в дальнейшем. Подпишитесь под письмом и приложите любые необходимые документы или материалы, если таковые требуются. Важно также уделить внимание правилам деловой этики и корректно оформить письменный ответ.
В случае каких-либо неполадок с доставкой электронной почты или если необходимо отправить ответ на бумажном носителе, следует рассмотреть возможность отправки письмо-ответа по почте. В таком случае обязательно укажите правильный почтовый адрес и убедитесь в том, что письмо будет доставлено в срок.
Таким образом, чтобы правильно и корректно ответить на запрос информации, следует составить письмо-ответ в соответствии с правилами деловой этики, учитывая конкретные вопросы, дав подробные, структурированные и информативные ответы. Не забудьте проверить сроки отправки и дополнить письмо необходимыми документами или материалами. Каждый адресат заслуживает вежливого обращения и качественного ответа на свои вопросы.