Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на списание материальных ценностей отдела». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник (обычно отвечающий за ТМЦ), обнаруживший порчу, непригодность (недостачу), составляет служебную записку на имя руководителя организации. В Инструкции по делопроизводству ЦИК из Постановления ЦИК № 321/1831-6 есть определение данного термина. Служебной (докладной) запиской именуется внутренний документ, который пишет нижестоящее должностное лицо вышестоящему, излагая конкретный вопрос с конкретными выводами и предложениями.
Служебная записка на списание материалов, как основание для проведения процедуры списания
То есть служебную пишут, чтобы о чем-либо проинформировать вышестоящее руководство, что-то объяснить и предложить варианты решения вопроса. В рассматриваемой ситуации служебную записку на списание материальных ценностей пишут для того, чтобы инициировать процедуру списания. Получив служебную, руководитель организации будет ее рассматривать и принимать решение, что делать дальше.
В теории составить подобную служебную записку может совершенно любой сотрудник, однако обращение с товарно-материальными ценностями – это обязанности завхоза. Как правило, ненужное имущество выявляется при проведении инвентаризации. Можно обнаружить, что устройство вышло из строя и не подлежит ремонту, в связи с чем его придётся списать, или некий инструмент был поврежден без возможности восстановления.
Отдельно хотелось бы выделить причину списания, ведь иногда приходится избавляться от вполне себе выполняющих свою задачу ценностей. К таковым часто относят морально устаревшие оборудование, инструмент, технику. Так, в наше время мало кто пользуется ламповыми мониторами, ведь они уже являются пережитком прошлого: много весят, портят зрение, имеют низкую диагональ. В служебной записке ответственный сотрудник должен использовать словосочетание «моральное устаревание».
В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.
Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:
- Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
- Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
- Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
- Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
- Номер строки;
- Наименование предмета;
- Количество;
- Инвентарный номер;
- Балансовая стоимость.
Обратите внимание! Также в таблице могут быть другие графы. Например, код материала, направление расходования и другие.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2019 году
Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.
Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.
Что это такое?
По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.
Когда писать СЗ необходимо
Но нас больше интересует вопрос, когда необходимо напоминание для очистки товаров и материалов — мы рассмотрим образец после того, как узнаем:
- Истек срок полезного использования ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может отрицательно сказаться на качестве конечного продукта. Например, просроченные продукты нельзя использовать в производстве продуктов питания. Здесь вам уже понадобится напоминание об очистке материалов, пример которого будет приведен ниже.
- Акции внезапно остановились или потеряли качество до истечения срока их полезного использования. Например, сотрудник порвал комбинезон или повредил инструмент. В этом случае также требуется декларация о дефектах. Перед удалением объекта вы должны доказать, что его нельзя отремонтировать или восстановить.
- Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И это тоже нужно будет задокументировать с привлечением специалистов.
Поэтому, если товар не отправляется в производство, а утилизируется, об этом необходимо сообщить с помощью SZ.
Как выглядят проводки по списанию материалов по различным основаниям
Списание материалов предполагает серию документально подтвержденных операций, в результате которых зачисляется основной счет запасов — счет 10 «Материалы». В этом случае используются счета «затрат» (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Производственные накладные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.), А также счета для учета прочих расходов (91 «Прочие доходы и расходы») И финансовые результаты (99 «Прибыли и убытки»).
В таблице представлены основные операции по удалению материалов.
| Дебетирование счёта | Кредит на счет | Описание |
| ветры | 10 | Путем отмены стоимости материалов для основного производства |
| 23
(25, 26) |
10 | Учет расхода материалов, отпускаемых для нужд подсобных производств (общепромышленные или общехозяйственные нужды) |
| 94 | 10 | Аннулирование балансовой стоимости материалов в случае повреждения, кражи, устаревания или истечения срока годности |
| 99 | 10 | Стирание материалов, утраченных в результате стихийных бедствий |
| 91,2 | 10 | Утилизация материалов и их бесплатная передача |
Проводки в зависимости от оснований
Важно понимать, что списание — это набор операций, который должен происходить документально. Кредитуется счет 10. Дебетуется тот, на котором могли храниться эти комплектующие. Основные их типы мы привели в таблице.
|
Дт |
Кт |
Пояснение |
|
20 |
10 |
Если списывается в ОП |
|
23 |
Если это будет отправка на нужды вспомогательного производства |
|
|
94 |
Применяется при хищении, окончании срока службы или устаревании |
|
|
99 |
Списывают все, что было испорчено и утеряно в результате стихийного бедствия или ЧС |
Детально эти пункты расписаны в специальных программах. Там отражаются возможные корреспондирующие счета и описаны случаи, когда этим можно пользоваться.
Какие ТМЦ можно списывать в 2024 году
Списание основных средств и нематериальных активов является важной задачей для предприятий в конце года. В 2024 году вам может потребоваться узнать, какие товарно-материальные ценности (ТМЦ) можно списывать. Ниже приведен список ТМЦ, которые можно списывать в 2024 году:
- Использованные запчасти и расходные материалы: Если у вас есть использованные запчасти и расходные материалы, которые уже не пригодны для использования, вы можете списать их в качестве ТМЦ.
- Испорченные товары: Если у вас есть истекшие сроки годности или испорченные товары, которые невозможно продать или использовать, вы можете их списать в качестве ТМЦ.
- Поврежденные или устаревшие оборудование и инструменты: Если у вас есть поврежденное или устаревшее оборудование и инструменты, которые больше не служат своей цели, вы можете их списать в качестве ТМЦ.
- Устаревшие компьютеры и периферийные устройства: Если у вас есть устаревшие компьютеры и периферийные устройства, которые больше не соответствуют требованиям вашей компании, вы можете их списать в качестве ТМЦ.
- Бракованные товары: Если у вас есть бракованные товары, которые невозможно продать или использовать, вы можете их списать в качестве ТМЦ.
Помните, что списание ТМЦ должно быть оформлено в соответствии с действующим законодательством и вашими внутренними правилами и процедурами. Обратитесь к юристу или бухгалтеру вашей компании, чтобы убедиться, что вы следуете правильному порядку списания ТМЦ.
Важно отметить, что этот список не является исчерпывающим. В зависимости от вашего бизнеса и отрасли могут быть и другие товарно-материальные ценности, которые можно списывать в 2024 году. Проверьте соответствующие требования и рекомендации для вашей отрасли, чтобы узнать все возможности списания ТМЦ.
Как избежать ошибок при составлении служебной записки на списание ТМЦ 2024
Составление служебной записки на списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ) является важным этапом в учете и контроле движения материальных ценностей в организации. Ошибка при составлении такой записки может привести к неправильному списанию ТМЦ и возникновению проблем с бухгалтерией или контролирующими органами.
Для того чтобы избежать ошибок при составлении служебной записки на списание ТМЦ 2024, рекомендуется принять во внимание следующие советы:
- Проверьте правильность заполнения формы записки. Убедитесь, что все необходимые поля заполнены корректно и полностью. Это включает указание наименования и кода ТМЦ, их количества, даты составления, а также причины списания.
- Укажите причину списания ТМЦ 2024. В записке необходимо четко указать причину списания ТМЦ, например, их порчу, устаревание, утрату или потерю.
- Подготовьте необходимые документы. Перед составлением записки убедитесь, что у вас есть все необходимые документы, подтверждающие факт списания ТМЦ. Это могут быть акты инвентаризации, документы об устаревании или повреждении ТМЦ, акты проверки и т.д.
- Укажите точное количество списываемых ТМЦ. В записке следует указать точное количество ТМЦ, которое будет списано. Эта информация должна соответствовать документам, подтверждающим списание.
- Укажите место хранения списываемых ТМЦ. Если ТМЦ хранились на складе или в других местах, следует указать именно это место в записке. Это поможет избежать путаницы и ошибок при последующей инвентаризации и контроле.
- Подпишите записку и приложите необходимые документы. После составления записки не забудьте подписать ее, а также присоединить все необходимые документы, подтверждающие факт списания ТМЦ. Это может быть подпись руководителя организации или ответственного лица.
Это необходимо, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины бывают разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.
Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.
Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.
При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?
Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:
- придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
- используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
- применяйте только деловую лексику при написании текста;
- излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
- не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.
И еще несколько рекомендаций:
- сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
- зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
- копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
- будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.
Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.
Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.
Порядок составления служебной записки
Служебная записка – это официальный документ, который составляется для осуществления учета и контроля при списании материальных ценностей. Правильное составление служебной записки является важным этапом в процедуре списания.
Перед началом составления служебной записки необходимо определить основные данные, которые должны быть указаны в документе. Это включает в себя наименование организации, дату составления, номер документа, а также информацию о материальных ценностях, подлежащих списанию.
В самой служебной записке следует указать причину списания материальных ценностей, а также описать их характеристики: наименование, количество, единицу измерения и стоимость. Также следует указать, кто является ответственным лицом за составление служебной записки и подписать документ.
После составления служебной записки необходимо передать ее на проверку руководителю или уполномоченному лицу. При положительном решении о списании, служебная записка передается на дальнейшую обработку и учет в соответствующих отделах организации.
Служебная записка на списание продуктов питания образец
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что именно необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Образец служебной записки на списание материальных ценностей
В процессе эксплуатации многие вещи растрачиваются или становятся негодными к потреблению. К ним относятся сырье, инструментальная база, предметы обихода, материалы.
Исключение этих объектов из бухгалтерского учета и баланса называется списанием. Начало процесса исходит из служебной записки на списание материальных ценностей.
Списание ТМЦ требуется для того, чтобы их реальное количество пребывало в полном соответствии со сведениями, предоставленными в рамках бухгалтерского учета. Причины этого действия могут быть различными.
Чаще они списываются в связи с истечением срока годности, поломкой, порчей. Процедура осуществляется на основании инструкции, которая предварительно разрабатывается организацией. Все сотрудники, несущие материальную ответственность, должны подтвердить факт заблаговременного ознакомления с документом.
Заполнением первичной документации, связанной со списанием ТМЦ, традиционно занимается сотрудник, являющийся ответственным за проверку сведений, содержащихся в отчетности.
Чаще к этим специалистам относятся сотрудники бухгалтерии. В случае обнаружения со стороны материально ответственного лица дефектов необходимо осуществить инвентаризацию.
Инициирование ее проведения возможно только после обращения с письмом в адрес руководителя. Для этого и оформляется соответствующая служебная записка.
Читайте так же: Накладная по унифицированной форме М-15
Как правильно списать основные средства (пришедшие в негодность)
Например, код материала, направление расходования и другие.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;
- Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
- Период, за который был совершён расход.
Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал; - Перечень приложений.