Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку если она утеряна давно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если трудовая книжка утеряна, то для решения проблемы необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд — это специализированный орган, который ведет учет и выплачивает пенсии гражданам Российской Федерации.
Как можно восстановить утерянную трудовую книжку?
Утрата трудовой книжки может стать проблемой при оформлении трудовой книжки и документации о трудовой деятельности. Однако существует несколько шагов, которые можно предпринять для восстановления утерянной трудовой книжки
1 Обратиться в местный отдел кадров. В первую очередь необходимо связаться с отделом кадров по предыдущему месту работы и узнать, есть ли у них резервная копия трудовой книжки. В некоторых случаях для восстановления утерянной книжки можно использовать копию.
2. обратиться в трудовую инспекцию. Если в отделе кадров нет резервной копии трудовой книжки, то следующим шагом будет написание заявления в местную трудовую инспекцию. В заявлении указывается причина утери и просьба о восстановлении документа.
3. забрать документ. Для восстановления утерянной трудовой книжки могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие трудовой стаж. Это могут быть копии трудовых договоров, приказов о приеме на работу, соглашений о выполнении работ и других документов, связанных с предыдущей работой.
4. получение новой трудовой книжки. После сбора всех необходимых документов и рассмотрения заявления выдается новая трудовая книжка с восстановлением трудовой книжки.
5. храните трудовую книжку в надежном месте. Чтобы избежать повторной потери трудовой книжки, рекомендуется хранить ее в надежном месте, например, дома или в казначействе Банка.
Восстановление утерянной трудовой книжки может потребовать времени и усилий, но это важный шаг в обеспечении доказательств вашей трудовой деятельности в прошлом. Помните, что регулярное хранение информации и документов поможет вам избежать потери важных сведений о вашей трудовой биографии.
Обратитесь в пенсионный фонд.
Для восстановления трудовой книжки необходимо обратиться в ближайшее отделение Пенсионного фонда по месту регистрации. При подаче заявления необходимо предъявить паспорт со всеми имеющимися документами, подтверждающими трудовую деятельность: трудовым договором, справкой о доходах, справкой об обучении или прохождении военной службы.
При подаче заявления в Пенсионный фонд могут потребоваться дополнительные документы и сведения, например, копия свидетельства о рождении для подтверждения личности или смены фамилии в случае вступления в брак или развода.
После того как вы представите все необходимые документы и заполните форму заявления на восстановление трудовой книжки, Пенсионный фонд приступит к обработке вашего запроса. Вы должны быть готовы к тому, что восстановление трудовой книжки может занять некоторое время.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Какой вид имеет электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой формат, в котором формируются сведения о трудовой деятельности работника. Она является альтернативным способом получения выписки из трудовой книжки, который можно заказать через государственные сервисы или сайт работодателя.
ЭТК имеет вид электронного документа и содержит информацию о всех местах работы работника, включая даты приема и увольнения, должности, систематические отпуска и другие сведения, аналогичные данным, указанным в обычной трудовой книжке. ЭТК является официальным и признанным документом, имеющим такую же юридическую силу, как и обычная трудовая книжка.
Электронную трудовую книжку можно получить различными способами. Один из самых распространенных способов – заказать выписку из трудовой книжки через государственные сервисы, такие как госуслуги. Существует также возможность получить электронную трудовую книжку через сайт работодателя, если предусмотрено такое обслуживание.
Для получения электронной трудовой книжки работником необходимо обратиться на сайт государственных сервисов, указать свои персональные данные и согласиться на обработку информации. После обработки запроса работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке и может посмотреть все свои данные.
Этот вид трудовой книжки является более удобным и практичным, поскольку информация в нее записывается непосредственно в момент работы на определенном месте, а также нет риска утерять трудовую книжку. При утере трудовой книжки, работник может заказать выписку из своей электронной трудовой книжки, сохраненную на сайте государственных сервисов или у работодателя.
Таким образом, электронная трудовая книжка имеет формат электронного документа и может быть получена работником через государственные сервисы или сайт работодателя. ЭТК является официальным документом с такой же юридической силой, как и обычная трудовая книжка. Она позволяет получить выписку из книжки и посмотреть свои данные, а также является защитой от утери традиционной трудовой книжки.
Массовая утрата трудовых книжек
Утрата трудовой книжки является проблемой, которая может затронуть множество работников. Какие существуют способы, чтобы восстановить информацию из утерянных трудовых книжек или получить электронную выписку?
Для получения электронной выписки о трудовой деятельности работником можно воспользоваться специальным видом книжки – электронной трудовой книжкой (ЭТК). Она имеет те же функции, что и обычная бумажная трудовая книжка.
Для получения электронной трудовой книжки можно обратиться в МФЦ или заказать ее через электронную систему «Госуслуг». Сайт «Госуслуг» предоставляет личный кабинет каждому гражданину, где можно получить информацию обо всех своих трудовых книжках и выписках.
Какие еще способы есть для получения выписки из трудовой книжки при ее утере? Можно обратиться в свой последний работодатель с просьбой о предоставлении дубликата книжки или выписки, если они ее ведут в электронном виде.
Если работодатель не хранит трудовую книжку в электронном виде или она утеряна, можно обратиться в бухгалтерию предприятия и попытаться получить копию или выписку из архива.
Если у вас нет возможности обратиться в предыдущие места работы или работодатели не имеют информации об электронной трудовой книжке, то можно заказать копию книжки у Министерства труда и социального развития Российской Федерации или обратиться в Государственную инспекцию труда по месту жительства.
Через МФЦ или Государственную инспекцию труда можно также оформить заявление на формирование электронной выписки из трудовой книжки.
Какой способ выбрать, чтобы получить выписку из трудовой книжки или электронную трудовую книжку? Это зависит от различных факторов, таких как доступность разных организаций, наличие подтверждающих документов и другие индивидуальные обстоятельства.
Причины потери трудовой книжки
Трудовая книжка является государственным документом, который подтверждает ваш опыт работы и содержит записи о ваших рабочих местах, должностях, зарплате, поощрениях и т.д. Каждый работник обязан иметь трудовую книжку, но бывают случаи, когда её потеряют. Ниже перечислены основные причины потери трудовой книжки:
- Осталась на предыдущем месте работы. Если вы меняли много мест работы, то может случиться, что забудете её забрать с предыдущего места или ваша бывшая организация не передаст её вам.
- Потеря на улице или в транспорте. Трудовая книжка – это бумажный документ, который может легко потеряться.
- Похищение. Хоть и редко, но бывает, что трудовую книжку крадут в целях мошенничества.
- Пожар, наводнение и другие стихийные бедствия. Если в вашем доме или на работе произошла катастрофа, то можете потерять все документы, включая трудовую книжку.
Если вы потеряли трудовую книжку, то вам необходимо восстановить её. Для этого вам придется обратиться в отдел кадров, где вам заполнят соответствующие бланки, необходимые для восстановления трудовой книжки. При этом важно помнить, что документы, подтверждающие опыт работы, могут потребоваться в оригинале, поэтому имейте в виду, что вам придется побегать по местам вашего предыдущего трудоустройства, чтобы собрать все записи и документы.
Кроме того, необходимо иметь актуальную информацию о местах, где вы работали. Таким образом вы сможете восстановить историю своей карьеры. Если вы потеряли трудовую книжку, то необходимо обращаться в отдел кадров последнего места работы или в налоговую или пенсионный фонд. При этом необходимо знать, что на восстановление трудовой книжки может потребоваться до 30 дней.
Поможет в восстановлении трудовой книжки письменное заявление о её утере, а также предоставленные налоговой инспекции или пенсионному фонду документы, подтверждающие ваш опыт работы. Если вы не можете найти все документы, то кадровик может воспользоваться вашим договором о трудоустройстве, на основании которого организация ведет кадровый учет.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Где получить подтверждение трудоустройства
Как восстановить трудовую книжку, если ее копия не сохранилась? Действуем следующим образом.
- Подаем в Пенсионный фонд РФ запрос о восстановлении ТрК. Через 10 дней получаем справку, в которой будут перечислены все официальные места работы с датами приема-увольнения, начиная с 2002 года, а также общая продолжительность стажа.
- Если необходима информация о более раннем периоде – обращаемся в госархив города, в котором находилось предприятие-работодатель, и запрашиваем у них информацию. Это, кстати, придется сделать и в том случае, если одно из предыдущих мест работы было ликвидировано, либо данных о нем нет в справке из ПФР.
- Собрав все подтверждения, обращаемся либо в МФЦ, либо к последнему из работодателей для заполнения нового бланка.
Если организация, выступавшая последним местом работы гражданина, ликвидирована, необходимо обратиться в суд для получения дубликата ТрК. Сбором прочей информации о предыдущих местах работы в этом случае буду заниматься судебные инстанции.
Восстановление трудовой книжке при потере работником
Трудящийся, лишившись данного документа, часто просто заводит новую книжку, когда записи в потерянной немногочисленны. Однако лучше восстановить все записи о местах работы, так как без этих данных утрачиваются годы, зачисленные в стаж.
Порядок действий работника таков:
- Подача заявления работодателю об оформлении дубликата ТК;
- Самостоятельный сбор справок о трудовой деятельности в предыдущих фирмах или заказ справки в ПФР.