Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ на коммерческое предложение о сотрудничестве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Гражданское законодательство не обязывает получателя предложения хоть как-то на него реагировать. Ответ имеет место лишь в тех случаях, когда организация действительно заинтересована в сотрудничестве. Здесь существует два варианта развития событий: предложение принимается как есть, в первозданном виде, либо имеют место какие-либо замечания, корректировки по условиям сделки. В любом случае придётся дать обратную связь.
Отправить ответ рекомендуется тем же способом, каким и было получено само предложение. Как правило, такого рода официальные бумаги рассылаются посредством электронной почты. Исключением является разве что длительный период обсуждения условий, когда предприятия уже перешли на бумажные варианты, общаются путём отправления заказных писем.
Письмо-согласие на заключение договора
Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.
Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).
ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.
Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.
Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.
Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.
Причины отказа от сотрудничества
1. Не соответствие предложенных условий
- Несоответствие цены предлагаемого продукта или услуги рыночным ценам;
- Неприемлемые условия оплаты, например, отсутствие возможности использовать безналичные расчеты;
- Отсутствие гарантий или иных условий, которые считаются важными для успешного сотрудничества.
2. Низкое качество предлагаемых товаров или услуг
- Товары или услуги не соответствуют заявленным характеристикам;
- Недостаточная надежность или долговечность товаров;
- Низкая профессиональная компетентность исполнителей услуг.
3. Негативный опыт сотрудничества
- Предыдущее сотрудничество с данной компанией завершилось неудачно;
- Проблемы с обслуживанием или послепродажной поддержкой;
- Нарушение сроков исполнения обязательств со стороны компании.
4. Несоответствие целей или стратегии компании
- Предлагаемые товары или услуги не вписываются в ассортимент или направление деятельности компании;
- Уже имеется сотрудничество с конкурирующей компанией;
- Необходимо сосредоточить ресурсы на реализации других проектов или целей.
5. Плохая репутация или недобросовестное поведение компании
- Компания имеет негативные отзывы клиентов или партнеров;
- Нарушение этических норм в бизнесе;
- Компания признана виновной в мошенничестве или легальных нарушениях.
Одна или несколько причин могут оказаться решающими для отказа от сотрудничества с определенной компанией. Важно принимать решение основываясь на анализе и оценке всех факторов, чтобы избежать возможных негативных последствий.
Часто задаваемые вопросы о письме-отказе
-
Что такое письмо-отказ?
Письмо-отказ – это письмо, которое отправляется отказывающей стороной для отклонения предложения сотрудничества, запроса или приглашения. В письме-отказе обычно указывается причина отказа и благодарность за предложение.
-
Какие причины могут быть указаны в письме-отказе?
Причины отказа в письме могут варьироваться в зависимости от ситуации. Некоторые распространенные причины отказа могут включать неподходящую временную доступность, наличие других партнеров или возможность предоставления альтернативных услуг или товаров.
-
Как наиболее эффективно написать письмо-отказ?
Эффективное письмо-отказа должно быть вежливым, конкретным и содержать благодарность за предложение. Важно также предложить альтернативные решения или возможности сотрудничества, если они имеются. Письмо должно быть коротким и ясным, не разменивайтесь на детали, которые могут раздуть ситуацию.
-
Какой тон следует использовать в письме-отказе?
Тон письма-отказа должен быть вежливым, профессиональным и дружелюбным. Избегайте использования негативных или обидных выражений. Вместо этого, придерживайтесь позитивного и уважительного тона, чтобы сохранить хорошие отношения с адресатом.
-
Можно ли отказать в письме без объяснения причин?
В некоторых случаях можно отказать в письме без объяснения причин, особенно если причина отказа может вызвать конфликты или негативные реакции со стороны адресата. Однако, чаще всего рекомендуется указать причину отказа для поддержания хороших деловых отношений и обеспечения ясности.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Требования к сопроводительному письму
Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:
- отправляют предложение без сопроводительное письмо и тогда возникает риск, что письмо отправят в спам
- пишут длинно и путанно, что отбивает желание прочесть само коммерческое предложение
Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению —заинтересовать клиента. Для этого надо:
- привлечь внимание
- решить проблему
- подтолкнуть перейти его по ссылке (совершить действие)
Структура КП (экран убеждения)
Задача первого экрана: дать максимум продающей информации и обойти рекламный фильтр. Второго – доказать, что это верный выбор.
Продавать надо фактами и цифрами, а не обещаниями и лирикой. Когда фактов недостаточно, то делайте выгоды сильнее. Играйте НЕ словами, а смыслами. Пусть КП будет невыгодное для вас, но ведь задача коммерческого предложение – установить контакт с Клиентом. Получить горячий отклик (звонок, письмо), а не продать в лоб.
Продавайте НЕ словами, а смыслами.
Что использовать для убеждения:
- структура, где каждый подзаголовок – это что-то важно для получателя;
- примеры использования и результаты (ссылки на подтверждение ваших слов);
- закрытие 2 – 3 возражений, которые возникнут при прочтении верхней части;
- больше продающей информации о товаре /услуге (характеристики, преимущества, описание, если это сложный продукт);
- список клиентов и партнёров;
- дополнительную ценность предложения;
- расширенные гарантии (важно убедить человека, что они ничем не рискует);
- обоснованное ограничение предложения.
По каким поводам происходит деловая переписка
Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п. Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно. Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.
Как ответить на коммерческое предложение образец
И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя. Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами. В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать. Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
- в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
- оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
- проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
- выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
- использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
- преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
- в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
- если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
- если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.
Письмо предложение о сотрудничестве (образцы)
Важно
Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании. Нужна ли благодарность Еще один немаловажный момент предложения о сотрудничестве – благодарность. В конце подобных писем в обязательном порядке должна стоять благодарность за уделенное время и прочтенное письмо.
Это говорит как о серьезности организации, так и об элементарной вежливости за отнятое время у оппонента. Подобные письма не будут содержать благодарности по умолчанию, так как это индивидуальный подход каждой организации к своему потенциальному партнеру или клиенту. Отправление Итак, каким способом лучше всего отправить письмо-предложение о сотрудничестве (образец представлен ранее)? Сделать это можно по-разному, каждая организация выбирает для себя более приемлемый и удобный вариант. Рассмотрим самые распространенные:
- Электронная почта.
Сервисы и программы для составления КП
При создании коммерческих предложений применяют различное программное обеспечение для ускорения и облегчения работы, автоматизации некоторых процессов. Вот основные задачи, которые решает ПО в ходе составления КП:
- отправка предложений в веб-формате, оптимизированных для прочтения на разных устройствах, такие письма защищены шифрованием;
- отслеживание действий клиента с КП и уведомление о них, аналитика;
- сбор отчетов и оценка эффективности различных инструментов;
- доступ к шаблонам КП, в т. ч. к бесплатным;
- ускорение разработки КП за счет автоматизированных функций и шаблонов;
- интеграция вашего ПО с CRM и другими внутренними системами компании;
- создание электронных подписей для мгновенного подписания клиентами КП;
- оплата услуг посредством сервиса онлайн-платежей;
- онлайн-чат с клиентом, пока он изучает КП.
Письмо-предложение о сотрудничестве: образец, пример
Ответ на письмо-предложение Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение. Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо– предложение, план письма должен быть таким. План письма 1. Поблагодарите за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию. Thank you for your letter of May 19 in which you Спасибо (Благодарю Вас) за письмо от 19 мая, в котором Вы Thank you for sending us your «Smart Styler» for evaluation.
Спасибо за отправку нам прибора «Smart Styler» для испытаний и оценки. 2.
Коммерческие письма (стр
Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких -либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.