Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя и в модуле помощи.
Когда бизнесу необходим ЭДО
Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.
Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:
- Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
- молоко и молочная продукция;
- упакованная вода;
- табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
- одежда и товары легкой промышленности;
- обувь;
- духи и туалетная вода;
- шины и покрышки;
- фотоаппараты и лампы-вспышки.
- Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
- Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
- вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
- Вы работаете с маркетплейсами.
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
-
ЭДО – электронный документооборот;
-
ЭД – электронный документ;
-
ЭП – электронная подпись;
-
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
-
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
СЭД – система электронного документооборота;
-
УПД – универсальный передаточный документ;
-
ПО – программное обеспечение.
Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.
Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.
Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:
-
Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
-
Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
-
Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».
-
Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.
Виды программ для электронного документооборота
Классифицировать системы ЭДО можно по разным признакам. Мы не будем углубляться в принципы работы таких платформ, а рассмотрим их со стороны пользователя. Нам важно понимать, какие системы электронного документооборота есть и чем они различаются. По функциональности выделяют СЭД:
- предназначенные только для делопроизводства внутри компании;
- для хранения электронных документов — цифровые архивы;
- для автоматизации всех бизнес-процессов (workflow-системы), а не отдельных функций;
- с элементами автоматизации взаимодействия с клиентами (CRM);
- позволяющие управлять всем корпоративным контентом, в том числе веб-сайтом компании (EMS).
Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.
Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.
Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.
Виды электронного документооборота
ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.
Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.
Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.
Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.
С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.
Электронный документооборот (ЭДО) — это создание, получение, подписание, обмен между контрагентами и архивирование электронных документов. Отправитель создает документ, ставит электронную цифровую подпись (ЭЦП), отправляет получателю. Получатель принимает документ, ставит свою ЭЦП. Если все контрагенты используют ЭЦП, то такой документооборот называют юридически значимым. Такие электронные документы принимает налоговая служба и суды — их не нужно дублировать бумажными. Если контрагенты не ставят ЭЦП, а просто обмениваются сканами или электронными копиями документов, то они должны также использовать бумажные документы.
Для ведения юридически значимого документооборота нужно заключить договор с оператором ЭДО. Он выдаст цифровую подпись, а также даст доступ к системе, в которой можно создавать, обрабатывать и хранить документы.
Мы в статье будем говорить о юридически значимом ЭДО, потому что именно он позволяет полностью избавиться от издержек, связанных с бумажными документами.
Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота
Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:
- заключение сделок;
- приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
- расчет налоговой базы.
Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:
- на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
- зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
- почтовую и курьерскую пересылки.
Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.
С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Основные «двигатели» ЭДО.
- Крупные и средние компании.
Это уже состоявшиеся, зрелые заказчики. Часть из них начали заниматься внедрением электронного документооборота еще в начале 2010-х, серьезная часть присоединилась в 2014-2016 годах. Среди них крупные игроки своих отраслей, сетевики и др. А также их партнеры и контрагенты, с которыми крупные компании ведут дела. Эти компании либо на стадии работы над ошибками, либо масштабируют свои системы, либо модернизируют их.
Сейчас компании активно стремятся переводить в электронный вид бизнес-процессы, в которые вовлечено максимальное число работников, а также улучшать уже автоматизированные процессы с помощью технологических новинок, например, чат-ботов, RPA-решений. Крупные заказчики наполняют системы новыми функциями, связанными с роботизацией, искусственным интеллектом, визуализацией данных и др.
- Новички.
Небольшие организации, которые на пороге внедрения. Это будет их первая система ЭДО: с функциями договорного, организационного-распорядительного оборота и канцелярии. Новички, как правило, используют готовые решения, без сложных разработок.
Как выбрать своего оператора ЭДО.
Рынок операторов ЭДО в России конкурентен. В последние годы его мощными драйверами роста стали импортозамещение и цифровизация, причем цифровизацию, как уже было сказано в статье, активно продвигает государство. При выборе оператора ЭДО перед компанией встает серьезный выбор: при первичном изучении рынка, как правило, а зоне внимания оказываются около 30 операторов электронного документооборота. На финальном этапе выбор обычно идет примерно из пяти-семи операторов ЭДО.
По каким ключевым параметрам выбирают оператора ЭДО:
- Тарифы.
- Наличие/отсутствие тестового периода.
- Техподдержка.
- Интеграция с другими операторами, обмен в роуминге.
- Наличие мобильного решения.
Шаг 2. Продумываем систему документооборота
Важно определить путь движения документов для всех операций, в которых они задействованы. Отталкиваться стоит от прежнего документооборота — возьмите стандартный порядок за основу и адаптируйте к цифровому формату:
- установите количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
- пропишите цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
- определите сотрудников, ответственных за отправку и заверение файлов;
- подробно пропишите порядок, в котором компания будет документально взаимодействовать с контролирующими органами.