Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения копий документов в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении нужно располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. По нашему мнению, в такой ситуации заверительную отметку следует поместить под последней текстовой записью в документе.
Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения
Состав этой отметки зависит от целей, для которых изготовлена копия. Если копия будет использоваться только для нужд лица, заверившего её (т.е. внутри организации), то для этого будет достаточно:
- написать (поставить соответствующий штамп) слово «Верно»
- указать дату заверения, должность лица, заверившего копию, а также его Ф. И. О.
- удостоверить эти записи собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП имеется печать, то по желанию можно проставить её оттиск
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.
Как заверяется трудовая книжка в 2021 году
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Заверение книжки для банковского учреждения
В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
- Рекомендуется ставить о, а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
- Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
- Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
- Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
- Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.
Для правильного заверения копии паспорта необходимо выполнить следующие действия:
- Подготовьте копию паспорта, которую необходимо заверить. Копия должна быть пронумерована, а также она должна содержаться в специальной книжке, предназначенной для подобных документов.
- Разделите книжку на две части: одна часть будет содержать заверенные копии документов, другая часть будет использоваться для заверения документов в будущем.
- На заверяемой копии паспорта установите правильно оформленную надпись «Заверено копию», дата и подпись заверяющего лица.
- Обратитесь к сотруднику, который будет осуществлять заверение документа. Он должен снять скрепленную печатью надпись на заверяемой копии и проставить на ней свою собственную печать.
- Получите заверенную копию паспорта и убедитесь, что все требования по оформлению документа соблюдены согласно установленным правилам и требованиям 2024 года.
Таким образом, для заверения копии паспорта согласно требованиям 2024 года необходимо подготовить книжку, в которой будут пронумерованы и прошиты заверенные копии документов. Заверяемая копия паспорта должна быть снабжена правильно оформленной надписью, скрепленной печатью заверяющего лица.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
- Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
- Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
- Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
- Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Заверение копии документа у руководителя организации
Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.
Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:
Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
- надпись «Верно»;
- должность лица;
- личную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
- отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).
Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.
Кто имеет право заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.
Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:
- менеджер (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист по кадрам;
- иные уполномоченные должностные лица в штате организации.
Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Нужно ли заверять копии документов?
Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации.
Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа воспроизводит все признаки и реквизиты оригинала. Заверенная копия документа придает ему юридическую силу в соответствии с подп. 23 п. 3.1 этого же ГОСТа.
Все реквизиты из оригинального документа должны быть в точности воспроизведены на копии. Оформить копию можно как на специальном фирменном банке, так и на обычном листе бумаги формата А4. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.
Скачать документы ⟶ Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.
Повышенные требования к заверению копий трудовых книжек
В 2024 году требования к заверению копий трудовых книжек стали еще более строгими и детальными. Теперь аттестацию подлинности документа может производить только уполномоченное государственное учреждение или организация.
Важно помнить, что для заверения копии трудовой книжки необходимо представить не только саму книжку, но и ваш паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Также могут потребоваться другие документы, свидетельствующие о правомочности сотрудника или исполнительной власти, заверяющей подлинность копии.
Заверенные копии трудовых книжек необходимо предоставлять в различные случаи, такие как авторизация трудового договора с новым работодателем, получение различных льгот и пособий и т. д. Повышенные требования к заверению копий трудовых книжек направлены на защиту прав сотрудников и предотвращение возможных злоупотреблений со стороны работодателей.
Новые требования к заверению трудовой книжки
Зачем требуется заверенная копия трудовой книжки? Новые правила, заключающиеся в ГОСТ 32412-2013, требуют от работников обеспечивать достоверность информации, внесенной в трудовые документы.
Чем отличаются новые правила? Теперь для заверения трудовой книжки необходимо получить справку в банке или в другой организации, уполномоченной на это учреждением. Важно, чтобы все листы были зарегистрированы и оттиски в книге соответствовали информации в справке.
В чем принципиальная разница между старыми и новыми правилами? Старые правила предполагали, что можно заверить трудовую книжку в любой организации, а сотрудник мог копировать страницы трудовой книжки самостоятельно, не затратив на это дополнительные ресурсы.
Требуется ли образец для банка? Да, для того, чтобы банк мог правильно оформить справку, необходимо предоставить образец заполнения трудовой книжки. Этот образец можно найти на официальном сайте министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.
Список документов, необходимых для получения заверения устава
Для получения заверения устава в налоговой в 2024 году вам необходимо предоставить следующие документы:
- Устав общества с ограниченной ответственностью (ООО).
- Счета, открытые на имя организации.
- Выписка из ЕГРЮЛ (Единого государственного реестра юридических лиц) с последними изменениями в уставе.
- Решение учредителя о назначении регистрирующего органа.
- Свидетельство о государственной регистрации (сшивать с оригиналом или предоставить дубликаты).
- Копии документа, подтверждающие наличие регистрации в налоговом органе.
- Запрос о восстановлении документов.
- Документ, подтверждающий право учредителя на осуществление деятельности.
- Поручение оформленное на бланке организации.
При подаче электронно, вам также может потребоваться:
- ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) учредителя.
- ЕНП (Единый номер поручения) для передачи вместе с запрошенными данными.
Для проведения процедуры последовательность действий может измениться в зависимости от организации и региональных требований. Получите подробную информацию у налоговых органов.